Sistem informasi Manajemen

 MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DOSEN : ARISANDY AMBARITA, M.Kom

Disusun Oleh :

                 Nama                  : Endriyano Simpader

                 Prodi                   : Manajemen Informatika

                 Semester           : III /Tiga

POLITEKNIK SAINS & TEKNOLOGI

WIRATAMA

MALUKU UTARA

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena dengan berkah, rahmat, karunia serta hidayah-Nyalah saya dapat menyalesaikan makalah Sistem Informasi Manajemen mengenai Sistem Informasi Manajemen Pertamina di Indonesia Makalah ini disusun dengan tujuan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen dimana makalah ini sebagai salah satu syarat untuk mengikuti ujian tengah semester (UTS). Untuk itu saya selaku penyusun sangat berterimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini. Terutama kepada Bpk. Saripudin, selaku dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen yang telah memberikan bimbingannya sehingga makalah ini dapat saya selesaikan tepat pada waktunya. Selaku penyusun saya sangat mengetahui bahwa makalah ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu , saya mohon kritik dan saran yang membangun agar kami dapat menyusunnya kembali lebih baik dari sebelumnya. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak, terutama bagi saya selaku penyusun.

                                                                                                             Ternate, 03 April 2015

                                                                                                                          Penulis 

Enriyano Simpader

BAB I
PENDAHULUAN

A.              Latar Belakang

Seiring dengan kebutuhan BBM yang semakin meningkat setiap tahunnya di di Indonesia, maka perlu adanya pengendalian persediaan BBM yang didukung oleh sistem informasi persediaan barang. Solar dapat terpenuhi dalam arti konsumen merasa puas, di mana pada saat konsumen membutuhkan BBM pada saat itu pula persediaan mencukupi kebutuhan konsumen dengan waktu, jumlah dan mutu yang baik atau dalam kata lain tepat waktu, tepat jumlah dan tepat mutu. Hal tersebut merupakan bagian terpenting dari upaya peningkatan mutu pelayanan dan persediaan barang. Makalah yang saya susun ini akan membahas mengenai bagian dari system informasi. Secara keseluruhan system informasi terbagi dalam; system pendukung operasi, system pendukung manajemen; system pemrosesan transaksi, system pengendalian proses, system kerjasama perusahaan, system informasi manajemen, system pendukung keputusan, dan system informasi eksekutif. Bagian yang akan dibahas yaitu system informasi manajemen, khususnya pada perkembangan system informasi manajemen pertamina. System dengan contoh studi kasus dari perusahaan pertamina. System ini sangatlah penting dalam dunia bahan bakar minyak karena memberikan dampak yang signifikan untuk pengeluaran dan pemasukan perusahaan. Ada beberapa tahap dalam system informasi manajemen pertamina, semuanya berkesinambungan, dan harus terus terjaga kinerjanya agar tidak ada hal-hal yang menghambat arus informasi yang masuk.

B.       Rumusan Masalah

Adapun masalah-masalah yang akan dibahas di bab 2 yaitu;
1. Analisis Sistem Informasi Manajemen dari segi pemasaran
2. Sistem Informasi Manajemen pada Pertamina..
3. Manajemen Sumber Daya Manusia Pada Pertamina
4. Studi Kasus Mengenai Pertamina
C. Sistematika

BAB II
PEMBAHASAN

A. Analisis Sistem Informasi Manajemen Pada Pertamina

Teknologi informasi sangat luas cakupannya, dari mulai yang menggunakan media audio, media visual sampai media pandang dengar/audio visual, ke depan pertamina harus memiliki Management Information System (MIS) yang canggih untuk percepatan arus data dan informasi sehingga perusahaan memiliki bahan yang cukup untuk kegiatan operasional dan pengambilan keputusan. System informasi (TI) juga harus dapat memperbaiki proses bisnis pertamina untuk menuju proses bisnis yang lebih kompetitif. Terutama pada Sistem Informasi Manajemen yang harus dibahas. Peran TI tak diragukan, dari mulai bagaimana menunjang pekerjaan engineer di hulu sampai bagaimana menunjang supply chain management dikilang atau SPBU-SPBU, juga pengadaan barang dan jasa (procurement) mau tidak mau harus bersentuhan dengan teknologi. Menyikapi era globalisasi, pelaksanaan barang/jasa dapat menggunalan sarana elektronik, baik internet,  electronic data interchange, maupun,e-mail.

Dalam usaha mendapatkan pembekalan (procurement of supplies) bisa pertamina memanfaatkan e-Procurement terdapat salah satu proses yang disebut e-Auction. Pertamina mendahulukan bagian ini. Aplikasi e-Auction pertamina serta teknologi dikembangkan oleh Divisi Sistem Bisnis dan Teknologi Informasi (SBTI). Sedangkan sisi pelaksanaan dilakukan fungsi Layanan Umum dan Fungsi Pengadaan di Dekrorat/Unit lain yang berada di luar cakupan Layanan Umum, yang kemudian diikuti berbagai fungsi dan unit sebagai user-nya. Secara gampangnya pengertian e-Auction adalah negosiasi melalui system secara electronic dengan mencari harga terendah dalam rangka pengadaan barang/jasa.

Pelaksanaan e-Auction dilakukan disebuah bidding room. Di ruangan inilah negosiasi melalui system e-Auction dilakukan. Ruangan ini dilengkapi perangkat komputer yang saling terhubung membentuk Local Area Network (LAN). Setiap peserta penyedia barang/jasa (bidder) yang mengikuti e-Auction harus terlebih dahulu lulus evaluasi administrasi dan teknis, serta telah menjalani pelatihan untuk menggunakan aplikasi Auction Pertamina dilakukan pada pengadaan barang/jasa secara manual. Hal terpenting lain yang berbeda adalah kalau dalam proses manual menetapkan pemenang langsung pada penawar harga terendah urutan pertama. Sedangkan dalam e-Auction penawar harga terbaik/terendah dari urutan satu sampai lima.

Sampai diperoleh penawar dengan harga yang lebih rendah dibandingkan harga terendah sebelum e-Auction. Cepat, efisien, fair, dan bebas KKN. Bahkan bisa diperoleh selisih antara penawaran terendah (proses pra e-Auction) dengan harga yang diperoleh penghematan dalam pengadaan barang/jasa sebesar Rp 72,4 miliar. Bagaimanapun, ini sebuah kemajuan pertamina. WePe berkepentingan untuk mengangkatnya dalam Warta Utama pada Nomor 02/Thn XLI/Februari 2006.

Harapan kira semua teknologi informasi ini lebih diterima oleh semua fungsi yang berkepentingan dalam pengadaan barang/jasa. Kalau memang terasa manfaatnya buat perusahaan, mengapa harus ragu-ragu menerapkannya.

Sistem Informasi SPBU (PERTAMINA)

Sistem Informasi SPBU suatu sistem software yang akan membantu proses operasional dengan menerapkan tertib administrasi pada Pompa SPBU yang ketat Pencatatan dari data customer, stok minyak, deposit di pertamina, Kupon Customer dan lain lain. Produk ini custom dan cocok untuk pengelola SPBU . Dilengkapi dengan sistem pelaporan yang sistematis dan akurat. Sistem Informasi SPBU ini dibuat dengan sistem multi user yang memungkinkan pengaksesan sistem informasi oleh beberapa user yang berbeda dalam suatu waktu. Sistem ini dirancang dengan sistem keamanan yang handal yang mana setiap level user diset dalam ruang lingkup pekerjaan yang berbeda berdasar urutan otorisasi.

Feature Program: Modul Master : Menu Tanki SPBU, Menu master, Pompa Master Produk/ Minyak, Master Supplier, Master Petugas SPBU, Master Customer. Modul Transaksi: Transaksi Order Pembelian Ke Pertamina, Masuk Produk/Minyak, Deposit Customer Ke SPBU, Penjualan Kupon, Penjualan Tunai, Input kas harian, Koreksi Stok, Modul Laporan : Menu Laporan Stock, Laporan Data Customer, Pembelian Ke Supplier, Pembelian Detail, Laporan Detail Pembelian, Laporan Pembelian Per Supplier, Pembelian Per Produk, Laporan Nota Penjualan Harian, Laporan, Resume Penjualan Harian, Laporan Nota Penjualan, Laporan Detail Penjualan, Laporan Penjualan Per Tanki, Laporan Penjualan Per Produk, Laporan Penjualan Per Customer, Laporan Penjualan Per Perpetugas, Laporan Stok Per Produk, Laporan Kartu Stok, Laporan Detail Stok, Laporan Laba Penjualan, Laporan Resume Harian, Laporan Kas Harian Agenda Transformasi Pertamina Perubahan Paradigma Manajemen dan Sumberdaya Manusia. Transformasi Kegiatan Usaha di Sektor Hulu sebagai Penghasil Pendapatan Utama Perusahaan. Transformasi Kegiatan Usaha di Sektor Hilir sebagai Ujung Tombak Perusahaan dalam Interaksi dengan Konsumen. Transformasi Restrukturisasi Korporat: Keuangan, SDM, Hukum, IT, dan Administrasi Umum, termasuk Penanganan Asset. Hasil yang diinginkan dari transformasi pertamina adalah: Pertamina ke depan sebagai perusahaan panutan (role model) di Indonesia. Hasil-hasil yang dicapai, perbaikan berkesinambungan yang dilakukan sejak Juli – 31 Desember 2006 diantaranya: Gelombang pertama dari 27 Breakthrough Projects (proyek-proyek terobosan) dalam 100 hari menghasilkan pendapatan tambahan kurang lebih USD 15 juta.

Identifikasi potensi penurunan biaya sebesar Rp 2 trilyun dalam supply chain melalui 5 SPBU telah mencapai standard “Pertamina Way”, sesuai dengan sertifikasi BVI (Biro Veritas Indonesia), dengan target dapat mengimplementasikan “Pertamina Way” di 100 SPBU di DKI dan sekitarnya pada bulan Maret 2007 Roll out jaminan kualitas dan kuantitas di SPBU. Program tersebut telah diimplementasikan di 5 SPBU percontohan dan nilai yang dihasilkan jika program tersebut selesai akan mencapai Rp.800milyar kerjasama dengan berbagai perusahaan minyak dan gas dunia; diantaranya telah membawa berbagai hasil, misalnya pembangunan lube oil plant di Dumai dengan SK Corp, joint-bidding di sektor hulu dengan Statoil, kerjasama di bidang aviasi dengan Shell.

 
B. Sistem Informasi Manajemen Pemasaran Pertamina

Pemasaran merupakan sebuah proses dalam memuaskan kebutuhan dan keinginan manusia. Jadi, segala kegiatan dalam hubungannya dalam pemuasan kebutuhan dan keinginan manusia merupakan bagian dari konsep pemasaran. Pemasaran BBM Retail merupakan salah satu fungsi di Direktorat Pemasaran dan Niaga yang menangani pemasaran BBM retail untuk sektor transportasi dan rumah tangga. Pertamina melakukan pemasaran BBM Retail melalui lembaga penyalur Retail BBM/BBK yang saat ini tersebar diseluruh Indonesia, seperti SPBU (Statiun Pengisian BBM Untuk Umum), Agen Minyak Tanah (AMT), Agen Premium & Minyak Solar (APMS),serta Premium Solar Packed Dealer(PSPD).

Saat ini Pertamina sedang berbenah untuk melakukan transformasi di segala bidang, termasuk di fungsi Retail Outlet SPBU. Upaya yang dilakukan dalam perubahan tersebut adalah pemberian standarisasi pelayanan SPBU Pertamina. Pertamina berkomitmen memberikan pelayanan terbaik dengan istilah Pertamina Way. Penjabaran Pertamina Way adalah staf, kualitas, dan kuantitas, peralatan, dan fasilitas, format fisik, dan produk dan pelayanan.

         Pertamina Way merupakan standar baru yang diterapkan untuk seluruh Stasiun Pengisian Bahan Bakar Minyak Umum (SPBU Pertamina) di seluruh Indonesia kepada konsumen baik dari segi pelayanan, jaminan kualitas dan kuantitas termasuk kenyamanan di lingkungan SPBU. SPBU yang telah sukses menerapkan Pertamina Way berhak mendapatkan Sertifikasi Pasti Pas, setelah dinyatakan lolos oleh auditor independen bertaraf internasional.

Pembuatan rencana Portofolio Sistem Informasi di ISG PT. Pertamina (Persero) Unit Pemasaran Keberadaan Instalasi Surabaya Group sebagai salah satu instalasi yang sampai saat ini dirasakan masih belum di antaranya adalah masalah bertambahnya jumlah keluhan pelanggan tentang sistem, administrasi dan operasional. Salah satu faktor penyebabnya adalah perencanaan portfolio sistem informasi yang masih kurang tepat dalam hal pemanfaatan aplikasi-aplikasi SI/TI yang masih belum optimal meliputi kurangnya kontribusi, integrasi dan inovasi. Sehingga diperlukan suatu perencanaan portfolio aplikasi mendatang yang lebih terstruktur, inovatif, terintegrasi dengan baik dan memberikan kontribusi yang optimal dalam pencapaian strategi bisnis Instalasi Surabaya Group-Pertamina UPms V. Permasalahan yang muncul antara lain bagaimana menginisialisasi, menganalisa dan menginterpretasikan situasi bisnis dan SI/TI yang ada sekarang, apa saja portfolio aplikasi dan prioritas yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis sekarang dan mendatang, dan bagaimana mengatur arsitektur informasi dan sistem di masa mendatang yang sesuai dengan strategi bisnis Instalasi Surabaya Group-Pertamina Upms V.
Perencanaan portfolio aplikasi dilakukan dengan memahami kondisi internal maupun eksternal bisnis dan SI/TI yang ada sekarang untuk menginterpretasikan kebutuhan bisnisnya melalui analisis SWOT, Activity Chain, dan Critical Success Factors. Berdasarkan analisis tersebut nantinya akan dihasilkan matriks portfolio McFarlan untuk menentukan aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan sekarang dan potensial mendatang dengan membaginya dalam empat kuadran yang berbeda yaitu support, key operational, strategic dan high potensial.
Hasil akhir dari perencanaan portfolio aplikasi ini berupa daftar aplikasi yang dibutuhkan sekarang, daftar aplikasi yang potensial di masa depan dan pemetaansetiap aplikasi yang diusulkan tersebut berdasarkan setiap fungsi atau bagian organisasi.
BBM Industri & Marine Merupakan satu Divisi di Direktorat Pemasaran dan Niaga, Divisi Pemasaran BBM dengan tugas pokok menangani semua usaha marketing dan layanan jual Bahan Bakar Minyak kepada konsumen Industri dan Marine. BBM yang tersedia meliputi Minyak Solar (High Speed Diesel), Minyak Diesel (Industrial/Marine Diesel Oil), dan Minyak Baka (Industrial/ Marine Fuel Oil). Saat ini konsumen BBM Pertamina di sector Industri dan marine mencapai lebih dari 4500 konsumen, tersebar diseluruh daerah di Indonesia. Beberapa Pelanggan utama kami adalah PT.

PLN (Persero), TNI/POLRI, Industri Pertambangan, Industri Besi Baja, Industri Kertas, Industri Makanan, Industri Semen, Industri Pupuk, Kontraktor Kontrak Kerja Sama, transportasi lair dan industri lainnya. Di bidang Marine, kami fokus dalam meningkatkan volume penjualan. Dan memperluas area dan lokasi layanan BBM Pertamina di semua Pelabuhan penting di Indonesia. Kelebihan utama BBM Pertamina adalah adanya jaminan ketersediaan dan supply BBM. Pertamina memiliki jaringan yang luas diseluruh daerah dan pelosok di Indonesia yang didukung oleh dan 7 kilang milik Pertamina maupun sumber dari luar negeri, sarana dan prasarana angkutan BBM yang lengkap, serta lebih dari 120 lokasi Depot, Terminal Transit dan Instalasi yang tersebar di seluruh Indonesia. Mutu produk BBM dan kualitas serta kuantitas layanan yang terjamin serta memenuhi standard Internasional
Pelumas.

Bisnis pelumas adalah usaha yang prospektif mengingat pertamina merupakan Market Leader pasar pelumas dalam negeri selama lebih dari 30 tahun. Bisnis Pelumas pertamina terdiri atas bisnis dalam negeri untuk segmen retail maupun segmen industri, dan bisnis pelumas luar negeri. Di samping produk jadi, Pelumas pertamina juga melayani kebutuhan Base Oil Group I dan Base Oil Group III (mulai medio 2008). Pangsa pasar kami saat ini mencapai 54% di segmen retail dan 58% di segmen industri. Untuk segmen retail di dalam negeri, Pelumas pertamina memasarkan lebih dari 17 Brand, sementara untuk segmen industri sebanyak 18 Brand. Untuk pasar luar negeri, pertamina memasarkan 3 Brand yang merupakan extension dari Brand di dalam negeri. Untuk Lube Base Oil, pertamina memasarkan 5 jenis kekentalan untuk LBO Group I, dan 2 jenis kekentalan untuk LBO Group III. Pemasaran Pelumas

C.   Manajemen Sumber Daya Manusia Pada Pertamina

Pengembangan SDM difokuskan kepada penciptaan pekerja yang profisien, profesional, berkomitmen, berdedikasi dan berorientasi bisnis. Untuk mencapai hal tersebut di atas, Perusahaan telah menetapkan strategi korporat berikut untuk pengembangan SDM:
• Mengimplementasikan pengembangan pekerja yang terorganisasi dan konsisten sehingga para pekerja memiliki kompetensi, ketrampilan, dedikasi, kinerja dan produktivitas yang tinggi.
• Memberikan penghargaan dalam bentuk kesejahteraan dan remunerasi yang kompetitif serta memberikan perlindungan kepada pekerja sesuai dengan standar perusahaan migas di Indonesia dan peraturan yang berlaku.
• Menciptakan dan mengembangkan hubungan industri yang aman untuk menciptakan suasana yang harmonis dan nyaman guna mendukung produktivitas yang tinggi
Strategi korporat ini menjadi dasar untuk pengimplementasian program pengembangan SDM. Perusahaan memiliki keyakinan bahwa pengembangan SDM merupakan investasi jangka panjang sehingga Perusahaan memiliki komitmen terhadap program pengembangan yang sistematik dan berkelanjutan untuk mengantisipasi perubahan kebutuhan bisnis.
Perusahaan telah mengimplementasikan proses rekruitmen dan seleksi pekerja yang transparan guna memperoleh ahli dan lulusan Sarjana baru untuk regenerasi. Proses rekruitmen dan seleksi awal dilaksanakan melalui pihak ketiga yang independent seperti Universitas Indonesia, Universitas Gadjah Mada dan Universitas Padjadjaran.
Melanjutkan kebijakan tahun 2001, Perusahaan telah mengembangkan sistem dan program manajemen karir berdasarkan kemampuan dan kinerja (merit system). Program dan sistem tersebut diharapkan dapat meningkatkan efektifitas dan transparansi dalam pengembangan karir pekerja Pertamina dimasa mendatang. Untuk menciptakan budaya perusahaan yang mendukung proses transformasi, Perusahaan telah melakukan program sosialisasi untuk nilai-nilai unggulan yang dikenal dengan FIVE-M (Focus, Integrity, Visionary, Excellence and MutualRespect). Untuk pengukuran kinerja, Perusahaan menggunakan Ukuran Kerja Terpilih dan Indeks Produktivitas. Pengukuran ini meningkatkan pengembangan yang berkelanjutan untuk mempercepat pencapaian status sebagai perusahaan bertaraf internasional.

D.   Studi Kasus

Ibukota Jakarta mempunyai berbagai macam persoalan, salah satunya adalah kemacetan yang terjadi di mana-mana, bahkan pada SPBU pun mengalami kemacetan sehingga menyebabkan terjadinya antrian pada SPBU tersebut. Kemacetan yang terjadi di SPBU inilah yang akan dijadikanhtopik oleh penulis dalam penulisan skripsi dan berusaha untuk mencari pemecahan masalah antrian terjadi di SPBU pertamina di Jalan Ciledug Raya dengan kode (34-15120). Pada SPBU yang terdapat tiga server. penulis melakukan penelitian untuk mengambil data waktu tiap kendaraan mulai dan memasuki area SPBUJ mengantri, melakukan pengisian bahan bakar sampai dengan meninggalkan area SPBU di Ciledug Raya. Dan data yang telah terkumpul, penulis kemudian menghitung jumlah unit kendaraan yang datang (A) dan lamanya pelanggan dilayani pada saat mengisi bahan bakar (p).

Setelah itu penulis akan memasukkan data tersebut dengan menggunakan program, WinQSB untuk mendapatkan perhitungan antrian. Penulis mendapatkan bahwa tingkat pelayanan dengan hanya menggunakan tiga server menyebabkan waktu rata-rata yang digunakan konsumen di dalam system antrian (W) adalah 0,1312 jam atau sekitar 7,872 menit, berarti waktu tunggu konsumen dalam antrian cukup lama sehingga dapat membuat konsumen merasa jemu mengantri. Tetapi setelah server yang berjumlah tiga buah ditambah menjadi lima server, dan hasil perhitungan dengan menggunakan W1nQSB, maka waktu rata-rata yang diqtinakan konstirnon di dalani system antrian adalah 00201 jam atau sekitar 1,2 menit sehingga dapat membuat pelayanan yang diberikan kepada konsumen dapat meningkat karena konstimen tidak harus merasa jemu dalam mengantri.

KESIMPULAN

Seiring dengan kebutuhan BBM yang semakin meningkat setiap tahunnya di wilayah Indonesia, maka perlu adanya pengendalian persediaan BBM yang didukung oleh sistem informasi persediaan barang. Solar dapat terpenuhi dalam arti konsumen merasa puas, di mana pada saat konsumen membutuhkan BBM pada saat itu pula persediaan mencukupi kebutuhan konsumen dengan waktu, jumlah dan mutu yang baik atau dalam kata lain tepat waktu, tepat jumlah dan tepat mutu. Hal tersebut merupakan bagian terpenting dari upaya peningkatan mutu pelayanan dan persediaan barang. Terutama pada Sistem Informasi SPBU suatu sistem software yang akan membantu proses operasional dengan menerapkan tertib administrasi pada Pompa SPBU yang ketat Pencatatan dari data customer, stok minyak, deposit di pertamina, Kupon Customer dan lain lain. Produk ini custom dan cocok untuk pengelola SPBU . Dilengkapi dengan sistem pelaporan yang sistematis dan akurat

DAFTAR PUSTAKA